Como reduzir custos e otimizar sua área de compras?

Contratos de fornecimento de materiais e catálogos eletrônicos podem ajudar. Esse tipo de contratação se enquadra em vários cenários, e favorece na redução de tempo e dos custos de operação, por meio de processos seguros e transparentes. Essa modalidade é indicada para itens que precisam ser comprados com frequência e que, na maioria dos casos, exigem de sua equipe de compras mais tempo do que o necessário.

É verdade que, este recurso exigirá um planejamento mais detalhado. No entanto, delimitar as regras do contrato permitirá que apenas ações de controle sejam realizadas durante sua vigência, impactando o mínimo possível em sua operação. Assim, esse processo pode ser dividido em três etapas básicas: Planejamento, Negociação e Acompanhamento.

Planejamento

Esta etapa exigirá certa medida de tempo e dedicação do departamento de compras, pois, é nesse momento que serão avaliados os itens que irão compor o contrato, os prazos de contratação, os níveis de serviço desejados, e as regras que serão adotadas quanto a um possível reajuste de valores nos itens ou serviços contratados, ou mesmo, numa quebra de contrato.

Portanto, é fundamental avaliar de maneira criteriosa os possíveis fornecedores, para que os resultados esperados estejam alinhados às realidades do mercado. Como serão processos que visam uma parceria de longo prazo, é necessário analisar se os fornecedores possuem capacidade técnica/financeira de atender a sua empresa durante a vigência do contrato. Além disso, estabelecer adequadamente o método de cotação, processos de RFI, RFP e RFQ são recomendados para esse tipo de situação.

Negociação

Essa etapa envolve tanto o processo de divulgação da cotação aos fornecedores, quanto o recebimento das propostas técnicas e comerciais. Por isso, é importante que os processos de equalização das propostas levem em conta, se os fornecedores envolvidos atendem rigorosamente aos requisitos predefinidos na fase de planejamento.

Apesar da constante busca pela redução dos custos de aquisição, contratos desse tipo dependem de uma atenção especial quanto à reduções de preços muito agressivas. Por exemplo, um fornecedor que aceita praticar valores muito abaixo do mercado por um longo período, podem estar escondendo fragilidades que ameaçam a execução do contrato, uma situação financeira instável ou uma urgência por liquidez, que a longo prazo podem obrigá-lo a abandonar o contrato. Assim, esse tipo de contrato deve priorizar acordos que beneficiem ambas às partes. Portanto, lembre-se: sempre é possível obter preços competitivos nessa modalidade, porém é importante estabelecer acordos que propiciem uma relação saudável para o comprador e o fornecedor.

Acompanhamento

Após a celebração do contrato, é importante estar atento à sua evolução. A comodidade de ter um fornecedor de confiança, inserido em um fluxo de geração de pedidos rápido e seguro, aos poucos pode engessar o processo, e inserir o departamento de compras em uma zona de conforto perigosa. Portanto, realizar o acompanhamento do contrato e sempre consultar novos fornecedores, irá permitir que futuras negociações de renovação reflitam um cenário condizente com o mercado.

Geral

Ferramentas de controle eletrônico são fundamentais para contratações desse tipo. Softwares de e-procurement podem oferecer ferramentas úteis que facilitam nesse processo, com funções que permitem consultar o mercado, padronizar os processos, além de outros recursos rápidos para a tomada de decisão e redução de custos.